Почти каждая семья рано или поздно задумывается о создании собственного архива. И речь здесь идет не только о подборке старинных бумаг и составлении семейного дерева (хотя, почему нет?), но и о повседневных документах, которые необходимы нам постоянно.
Если архив документов организации правильнее составлять с профессиональной помощью — все-таки вы несете ответственность перед законом, то вот семейный можно сделать и самостоятельно: он создается только для вашего удобства.
С чего начать?
Первым делом, нужно определить, что именно вы собираетесь хранить. Для среднестатистической семьи список выглядит примерно так:
- личные документы (паспорта, свидетельства о рождении, пенсионные удостоверения и т.д.), часть из них, например, водительские права, всегда должны быть с вами, а для других, например, паспорта, подойдет и ксерокопия, а подлинник может спокойно лежать в архиве;
- документы на недвижимость;
- все, связанное с автомобилем;
- банковские бумаги (счета, кредиты, карты — все, что связано с банками);
- оплаченные квитанции;
- гарантийные талоны.
Сортировка
Дальше все это нужно рассортировать на группы. Те файлы, которые имеют срок годности, нужно собрать по датам. Это удобно делать с квитанциями. Их полагается беречь три года. Вот и сложите их в файлы с обозначением года, к которому они относятся. Когда срок выйдет, можно будет просто выкинуть файл или сдать его в переработку, не перебирая содержимое заново.
Что касается бессрочных документов, их удобно разложить по тематике или по принадлежности тому или иному члену семьи.
Папки
Очень удобно купить большие папки, в которые можно вставлять полиэтиленовые файлы. Каждая бумага должна находиться в отдельном файле. А каждую папку нужно подписать и пронумеровать.
Если вам хочется единообразия и архив будет стоять в о крытом шкафу, можно купить одинаковые папки. Если же он будет закрыт, что предпочтительнее, то можно дополнительно обозначит цветом разделы.
Каталог
Несмотря на то, что семейная подборка обычно не очень большая, лучше создать каталог. Это удобно делать в специальных компьютерных программах, хотя можно обойтись и школьной тетрадкой.
Цель — расписаться в какой папке хранится тот или иной документ, для этого и нужны были номера на папках.
После такой работы, вы сможете быстро и легко находить нужную бумагу. Главное — не забывать возвращать ее на место и вовремя пополнять и архив, и каталог.
Ксерокопии
В идеале в процессе подготовки все документы нужно отксерокопировать, а потом сложить в отдельную папку, причем, она должна размещаться отдельно, лучше в другой комнате. Это поможет в случае необходимости восстановить утраченный архив, а также не заставит вас лишний раз обращаться к подлинникам.
|