Архив компании можно хранить как в одном из помещений офиса (специально оборудованном и предварительно подготовленном), так и отправить на внеофисное хранение в специально созданное архивохранилище. Разберемся, как устроены такие помещения и почему внеофисное хранение — лучшее решение.
Что такое профессиональное архивохранилище?
Многие компании, которые предлагают архивную обработку документов, со временем начинают заниматься устройством собственного архивохранилища.
Это помещение, предназначенное для хранения бумаг и созданное специально для этого. В нем предусмотрены:
- системы пожарной сигнализации и пожаротушения, подходящие для обработки бумаг;
- система охранной сигнализации, защищающая от проникновения посторонних;
- система климат-контроля, которая поддерживает в помещении оптимальный режим температуры, влажности и освещенности, идеально подходящий для продления срока службы документов на бумажных носителях;
- профессиональная металлическая мебель и системы для хранения документов (папки, короба и т.д.).
Кроме того, все, что хранится в таком помещении надежно защищено от доступа третьих лиц системой кодификации, списками доступа и т.д. Более подробно узнать, как устроены хранилища, вы можете на странице: http://pga-spb.ru/hranenie_dokumentov.
Преимущества внеофисного хранения
Решение отправить бумаги на внеофисное хранение влечет за собой несколько плюсов:
- вы освобождаете место в офисе, соответственно, либо экономите на аренде помещения, либо более свободно размещаетесь в нем;
- вы избавлены от необходимости проводить архивную обработку дел, контролировать состояние архива, следить за порядком в нем;
- вам не нужно беспокоиться о том, что кто-то может получить доступ к бумагам, они могут сгореть, быть затоплены, украдены, съедены мышами и т.д.;
- вы в любой момент можете получить доступ к содержимому архива (получить копии по факсу или электронной почте, отправить с оригиналами курьера, приехать в архив и поработать на месте, в специально оборудованных помещениях;
Стоит ли пользоваться внеофисным хранением документов?
Большинство предпринимателей, которые опробовали такой подход к организации архива, приходят к мысли, что это решение было правильным.
Бизнесмены — часто творческие или деловые люди, которым некогда заниматься сложной и муторной бумажной работой и которым все, связанное с архивами, кажется скучной и тяжелой повинностью.
Если вы узнали в этом описании себя — то профессиональные хранилища точно созданы для вас. Доверив хранение им, вы сможете освободить себя от этих нежеланных задач и потратить время на что-то более полезное для вашего бизнеса или интересное.
|