Организация мероприятия – ответственное дело. К нему стоит подходить грамотно и аккуратно, предварительно изучив все риски и проблемы, которые могут возникнуть. В этой статье мы постараемся подробно описать все этапы проведения мероприятий в Уфе и дать советы, как избежать неприятностей и лишних затрат.
Формат проведения
На сегодняшний день выделяют как минимум 3 развития событий при организации:
- Заключение договора с генеральным подрядчиком, который будет заниматься абсолютно всеми вопросами.
- Заключение договора с несколькими подрядчиками, обязанности между которыми будут распределены.
- Проведение и организация мероприятия полностью своими силами.
Каждый способ обладает своими плюсами и минусами.
Один подрядчик: практично, но есть риски
В большинстве случаев таким вариантом пользуются людьми, которых вынуждают обратиться к тому или иному человеку дружеские или партнерские отношения. Выбирать нет возможности, приходится работать с тем, что есть. Остановившись на таком варианте, следует быть на чеку и контролировать процесс со своей стороны, даже если вы хотите провести детский утренник в Уфе. Нужно задавать множество вопросов касательно работы, быть в курсе всех планов и задач по организации. Не исключено такое развитие событий, что подрядчик что-то забудет или упустит из виду.
Преимущества:
Основной плюс такого метода заключается в том, что все организационные вопросы и пожелания можно передавать через одного человека – менеджера, который отвечает за эту сферу со стороны подрядчика.
Два и более подрядчиков: безопасно, но муторно
С течением времени почти у каждого человека нарабатываются определенные связи и знакомства. И будет здорово, если в кругу знакомых или приятелей есть люди, которые занимаются оказанием качественных услуг в узкой специальности. Достаточно просто найти и объединить их в один тандем и контролировать процесс. Но важно, чтобы каждый подрядчик был проверенным и имел опыт в своем деле, иначе не избежать проблем и потери времени.
Преимущества:
В случае, если что-то прошло не так в определенной сфере организации мероприятия, например, подрядчик, который отвечает за подбор помещения, не смог найти подходящий конференц зал в Уфе, его можно с легкостью заменить на другого без потери времени и торможения других процессов.
Самостоятельно: энергозатратно, ответственно
Наиболее практичный и экономный вариант. Вы знаете каждого исполнителя в лицо. Не нужно переплачивать посредникам и большинство вопросов решается в кратчайшие сроки и напрямую.
Недостатки:
Сложный и ответственный вариант организации. Вся ответственность лежит на ваших плечах. Если намечается масштабное торжество, то вы рискуете не успеть решить все вопросы и просто утонуть в различных мелочах.
|